REGRAIN Creative Video Agency
Aquamarijn 5
5629 HC Eindhoven
KvK: 98635344
E-mail: thijs@regrain.nl

Versie: 2.0
Ingangsdatum: 11 september 2026

1. Algemeen en toepasselijkheid

1.1

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, aanbiedingen, overeenkomsten en werkzaamheden van REGRAIN Creative Video Agency, hierna te noemen: “REGRAIN”, voor een opdrachtgever, hierna te noemen: “de klant”.

1.2

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle werkzaamheden van REGRAIN, waaronder begrepen videoproductie, fotografie, conceptontwikkeling, creatieve ontwikkeling, preproductie, productie, montage, color grading, motion design, postproductie en overige creatieve en aanverwante werkzaamheden.

1.3

Afwijkingen van deze algemene voorwaarden zijn uitsluitend geldig indien deze schriftelijk door REGRAIN en de klant zijn overeengekomen.

1.4

Eventuele algemene voorwaarden of andere voorwaarden van de klant zijn niet van toepassing, tenzij REGRAIN deze vooraf schriftelijk heeft aanvaard.

1.5

Indien de inhoud van een specifieke offerte, opdrachtbevestiging of andere schriftelijke projectafspraak afwijkt van deze algemene voorwaarden, geldt de specifieke schriftelijke afspraak voor zover deze betrekking heeft op de betreffende opdracht.

1.6

Onder schriftelijke communicatie wordt mede verstaan communicatie per e-mail en andere digitaal vastgelegde communicatie tussen partijen.

2. Offertes en totstandkoming van de overeenkomst

2.1

Alle offertes van REGRAIN zijn vrijblijvend, tenzij in de offerte uitdrukkelijk anders is vermeld.

2.2

Een offerte is 30 dagen geldig, tenzij anders vermeld.

2.3

Een overeenkomst komt tot stand zodra:

a. de klant de offerte schriftelijk accepteert;
b. partijen een afzonderlijke overeenkomst of opdrachtbevestiging ondertekenen;
c. REGRAIN de opdracht schriftelijk bevestigt; of
d. REGRAIN, met instemming of medeweten van de klant, met de uitvoering van de opdracht aanvangt.

2.4

De offerte, eventuele opdrachtbevestiging en schriftelijk overeengekomen aanvullende afspraken bepalen gezamenlijk de omvang van de opdracht.

2.5

REGRAIN is niet verplicht werkzaamheden uit te voeren die niet uitdrukkelijk onderdeel zijn van de overeengekomen opdracht.

2.6

REGRAIN heeft het recht een opdracht of offerte te weigeren zonder daarvoor een reden te hoeven opgeven.

3. Prijzen en betaling

3.1

Alle prijzen van REGRAIN zijn exclusief btw en eventuele andere van overheidswege opgelegde heffingen, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.

3.2

De overeengekomen prijs en betalingsstructuur worden opgenomen in de offerte of opdrachtbevestiging.

3.3

Indien geen afwijkende betalingsvoorwaarden zijn overeengekomen, bedraagt de betalingstermijn 30 dagen na factuurdatum.

3.4

REGRAIN kan bij nieuwe klanten, grotere producties of opdrachten met aanzienlijke voorafgaande kosten een vooruitbetaling of betaling in termijnen verlangen. Dit wordt vooraf in de offerte of opdrachtbevestiging vastgelegd.

3.5

Indien de klant niet tijdig betaalt, is de klant van rechtswege in verzuim, voor zover wettelijk toegestaan. REGRAIN heeft vanaf dat moment het recht wettelijke handelsrente in rekening te brengen.

3.6

Alle redelijke buitengerechtelijke incassokosten die REGRAIN maakt om betaling te verkrijgen, komen voor rekening van de klant, voor zover wettelijk toegestaan.

3.7

Indien de klant niet tijdig betaalt, heeft REGRAIN het recht haar werkzaamheden en/of de levering van materialen op te schorten totdat volledige betaling heeft plaatsgevonden.

3.8

Een betalingsgeschil over een deel van een factuur schort de betalingsverplichting van het onbetwiste gedeelte niet op.

4. Uitvoering van de opdracht

4.1

REGRAIN voert de opdracht naar beste inzicht, vermogen en professionele standaard uit.

4.2

REGRAIN bepaalt, binnen de grenzen van de gemaakte afspraken, op welke wijze de opdracht wordt uitgevoerd.

4.3

REGRAIN heeft het recht derden in te schakelen voor de uitvoering van onderdelen van de opdracht, waaronder onder meer crewleden, freelancers, acteurs, fotografen, editors, geluidsprofessionals, verhuurbedrijven en andere leveranciers.

4.4

REGRAIN zal bij de keuze van derden de nodige zorgvuldigheid betrachten.

4.5

De klant is verplicht alle informatie, materialen, bestanden, huisstijlrichtlijnen, teksten, logo’s, producten, toegang tot locaties en overige zaken die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de opdracht tijdig en volledig aan te leveren.

4.6

De klant is verantwoordelijk voor de juistheid, volledigheid en rechtmatigheid van door de klant aangeleverde informatie, materialen, teksten, claims, beelden, logo’s en andere content.

4.7

Indien de klant niet tijdig de benodigde informatie, materialen, goedkeuringen of medewerking verstrekt, heeft REGRAIN het recht de planning aan te passen en eventuele hierdoor ontstane aanvullende kosten in rekening te brengen.

4.8

Planning en opleverdatums zijn indicatief, tenzij schriftelijk uitdrukkelijk een bindende datum is overeengekomen.

4.9

Een door de klant veroorzaakte verschuiving van een gereserveerde productiedag kan worden beschouwd als een wijziging of annulering van de opdracht. Eventuele kosten die hieruit voortvloeien komen voor rekening van de klant.

5. Meerwerk, wijzigingen en scope

5.1

Werkzaamheden die niet zijn opgenomen in de offerte of opdrachtbevestiging vallen buiten de overeengekomen opdracht.

5.2

Wijzigingen of aanvullende werkzaamheden worden uitsluitend uitgevoerd na overleg met de klant. Indien deze werkzaamheden tot extra kosten leiden, worden deze vooraf aan de klant meegedeeld voor zover redelijkerwijs mogelijk.

5.3

Meerwerk kan worden gefactureerd op basis van het overeengekomen uurtarief, dagtarief of een vooraf overeengekomen aanvullende prijs.

5.4

Onder meerwerk kan onder andere worden verstaan:

• extra draaidagen;

• extra crew of apparatuur;

• extra locaties;

• aanvullende conceptontwikkeling;

• extra montagewerk;

• extra versies of formaten;

• extra revisierondes;

• wijzigingen na goedkeuring;

• aanvullende motion graphics;

• aanvullende fotografie;

• extra ondertiteling;

• aanvullende exports;

• extra selectie of bewerking van materiaal;

• wijzigingen als gevolg van een gewijzigde briefing of gewijzigde wensen van de klant.

5.5

Mondeling besproken wijzigingen zijn pas definitief wanneer deze schriftelijk zijn bevestigd of wanneer REGRAIN met instemming van de klant met de gewijzigde werkzaamheden is begonnen.

6. Productie, locaties, planning en omstandigheden

6.1

De klant is verantwoordelijk voor het tijdig beschikbaar stellen van locaties, producten, personen en overige zaken die noodzakelijk zijn voor de productie, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

6.2

De klant is verantwoordelijk voor vergunningen, toestemmingen en rechten die specifiek samenhangen met door de klant aangewezen locaties, evenementen, personen, merken of activiteiten, tenzij REGRAIN schriftelijk heeft bevestigd deze te verzorgen.

6.3

De klant dient ervoor te zorgen dat door de klant beschikbaar gestelde locaties veilig toegankelijk zijn voor REGRAIN en de door REGRAIN ingeschakelde personen.

6.4

Indien weersomstandigheden, locatieomstandigheden, veiligheidsrisico’s, overheidsmaatregelen of andere omstandigheden de uitvoering van een productie redelijkerwijs onmogelijk of onverantwoord maken, kunnen partijen besluiten de productie te verplaatsen.

6.5

Bij het verplaatsen van een productie blijven reeds gemaakte kosten en niet-annuleerbare kosten van derden voor rekening van de klant, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

6.6

REGRAIN zal zich bij ziekte of uitval van een essentieel crewlid inspannen om een geschikte vervanger te vinden of de productie op een ander moment uit te voeren.

7. Oplevering en goedkeuring

7.1

REGRAIN levert de overeengekomen eindproducten op zoals beschreven in de offerte of opdrachtbevestiging.

7.2

De klant heeft na oplevering 14 dagen de gelegenheid om het geleverde schriftelijk goed te keuren of gemotiveerde correcties aan te leveren.

7.3

Feedback dient door de klant intern te worden afgestemd en gebundeld aan REGRAIN te worden aangeleverd.

7.4

Een revisieronde bestaat uit één gebundelde feedbackronde van de klant.

7.5

Het aantal inbegrepen revisierondes wordt per opdracht in de offerte vermeld.

7.6

Extra revisierondes of wijzigingen buiten de overeengekomen revisierondes kunnen afzonderlijk worden gefactureerd.

7.7

Fouten of technische gebreken die aantoonbaar aan REGRAIN zijn toe te rekenen, worden binnen redelijke grenzen kosteloos hersteld.

7.8

Wijzigingen die voortkomen uit gewijzigde wensen, nieuwe inzichten, nieuwe informatie of een gewijzigde briefing van de klant worden beschouwd als meerwerk.

7.9

Indien de klant niet binnen 14 dagen na oplevering schriftelijk reageert, wordt het betreffende eindproduct geacht te zijn goedgekeurd.

7.10

Wijzigingen die na goedkeuring worden aangevraagd, worden beschouwd als aanvullende werkzaamheden en kunnen afzonderlijk worden gefactureerd.

8. Intellectueel eigendom en gebruiksrechten

8.1

Alle intellectuele eigendomsrechten op door REGRAIN gemaakte concepten, ideeën, scripts, treatments, ontwerpen, foto’s, video’s, montages, projectbestanden, animaties, grafische elementen en overige creatieve werken berusten bij REGRAIN, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

8.2

Na volledige betaling verkrijgt de klant uitsluitend het gebruiksrecht dat in de offerte of opdrachtbevestiging is overeengekomen.

8.3

Een gebruiksrecht kan onder meer worden beperkt naar:

• doel;

• medium;

• kanaal;

• looptijd;

• territorium;

• commerciële toepassing;

• paid advertising;

• exclusiviteit.

8.4

Indien hierover niets anders is overeengekomen, is het gebruiksrecht niet-exclusief en beperkt tot het doel waarvoor de productie is gemaakt.

8.5

Gebruik buiten de overeengekomen omvang is uitsluitend toegestaan na voorafgaande schriftelijke toestemming van REGRAIN en kan leiden tot aanvullende kosten.

8.6

De overdracht of verstrekking van bronbestanden, ruwe camerabeelden, projectbestanden, montages, audioprojecten, kleurcorrecties, grafische bronbestanden en overige productiebestanden maakt geen onderdeel uit van de standaardoplevering, tenzij dit schriftelijk is overeengekomen.

8.7

Overdracht van bron- of projectbestanden kan afzonderlijk worden gefactureerd.

8.8

Het verstrekken van bronbestanden houdt geen overdracht in van intellectuele eigendomsrechten of rechten van derden.

9. Materialen en rechten van derden

9.1

Bij producties kan gebruik worden gemaakt van materialen of diensten van derden, waaronder muziek, stockbeelden, stockvideo, fonts, voice-over, acteurs, modellen, locaties en andere licentiegebonden materialen.

9.2

Voor dergelijke materialen kunnen specifieke gebruiksvoorwaarden, licentieduur, territoriale beperkingen of andere beperkingen gelden.

9.3

Het overeengekomen gebruiksrecht van de klant strekt zich niet verder uit dan de rechten die REGRAIN of de klant van de betreffende rechthebbende heeft verkregen.

9.4

Een uitbreiding van het gebruik, bijvoorbeeld naar een ander medium, langere periode, groter territorium of aanvullende commerciële inzet, kan aanvullende licentiekosten met zich meebrengen.

9.5

De klant staat ervoor in dat door de klant aangeleverde materialen en informatie geen inbreuk maken op rechten van derden.

9.6

De klant vrijwaart REGRAIN tegen aanspraken van derden die voortvloeien uit door de klant aangeleverde materialen, informatie, instructies of rechten waarvan de klant heeft verklaard dat deze rechtmatig kunnen worden gebruikt.

10. Talent, modellen en personen

10.1

Indien acteurs, modellen, voice-overs of andere personen onderdeel zijn van een productie, worden de relevante vergoedingen en gebruiksrechten indien van toepassing opgenomen in de offerte.

10.2

De overeengekomen gebruiksrechten voor talent gelden uitsluitend voor de afgesproken duur, media, toepassing en het overeengekomen territorium.

10.3

Uitbreiding van de gebruiksrechten van talent, bijvoorbeeld voor aanvullende media, langere looptijd, paid advertising of een groter territorium, kan aanvullende kosten met zich meebrengen.

11. Portfolio en publicatie

11.1

REGRAIN behoudt het recht om door REGRAIN vervaardigde eindproducten, foto’s, stills en fragmenten daarvan te gebruiken voor portfolio-, website-, socialmedia-, pitch- en promotiedoeleinden.

11.2

REGRAIN zal hierbij rekening houden met vertrouwelijke informatie en eventuele schriftelijk overeengekomen publicatiebeperkingen.

11.3

Indien een productie nog niet openbaar is gemaakt, zal REGRAIN deze niet publiceren voordat dit volgens de gemaakte afspraken is toegestaan.

11.4

Indien de klant geen toestemming wenst te geven voor portfolio- of promotioneel gebruik, dient dit vooraf schriftelijk te worden overeengekomen.

12. Aansprakelijkheid

12.1

REGRAIN is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade die het rechtstreekse gevolg is van een aan REGRAIN toe te rekenen tekortkoming in de uitvoering van de overeenkomst, voor zover deze aansprakelijkheid niet rechtsgeldig kan worden uitgesloten.

12.2

REGRAIN is, voor zover wettelijk toegestaan, niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, gemiste omzet, gemiste besparingen, reputatieschade, bedrijfsstagnatie of schade door verlies van gegevens.

12.3

De totale aansprakelijkheid van REGRAIN is, voor zover wettelijk toegestaan, beperkt tot het bedrag dat de klant voor de betreffende opdracht heeft betaald, met een maximum van €10.000.

12.4

De aansprakelijkheidsbeperking geldt niet voor schade die het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van REGRAIN of haar leidinggevende personen, voor zover uitsluiting daarvan wettelijk niet is toegestaan.

12.5

REGRAIN is niet aansprakelijk voor schade die ontstaat door omstandigheden die aan de klant of door de klant ingeschakelde derden kunnen worden toegerekend.

12.6

REGRAIN is niet aansprakelijk voor schade die ontstaat door materialen, informatie, bestanden, instructies of andere zaken die door de klant zijn aangeleverd.

13. Annulering en verplaatsing

13.1

Annulering van een opdracht dient schriftelijk te worden doorgegeven.

13.2

Bij annulering van een productie is de klant, naast reeds gemaakte kosten en verrichte werkzaamheden, een annuleringsvergoeding verschuldigd over het nog niet uitgevoerde gedeelte van de opdracht.

13.3

Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, gelden bij annulering van een geplande productiedag de volgende percentages van het totale overeengekomen offertebedrag:

• meer dan 14 dagen voor productiestart: 25%

• 8 tot en met 14 dagen voor productiestart: 50%

• 1 tot en met 7 dagen voor productiestart: 75%

• op de dag van productie of later: 100%

13.4

Reeds gemaakte kosten en verrichte werkzaamheden worden altijd aanvullend in rekening gebracht, voor zover deze niet reeds in de annuleringsvergoeding zijn inbegrepen.

13.5

Hieronder vallen onder andere kosten voor crew, acteurs, locaties, apparatuur, transport, vergunningen, props, styling, catering, reis- en verblijfskosten en andere derdenkosten die vanwege de opdracht zijn gemaakt of gereserveerd.

13.6

Kosten van derden die niet of slechts gedeeltelijk kosteloos kunnen worden geannuleerd, komen volledig voor rekening van de klant.

13.7

De productiestart wordt in de offerte of opdrachtbevestiging bepaald. Indien geen specifieke datum is overeengekomen, geldt de eerste geplande productiedag als productiestart.

13.8

Een verplaatsing van een productiedag kan, afhankelijk van de omstandigheden en gemaakte kosten, worden beschouwd als annulering van de oorspronkelijke productiedag en een nieuwe productiedatum.

14. Overmacht

14.1

REGRAIN is niet aansprakelijk voor een tekortkoming in de nakoming van verplichtingen indien deze tekortkoming het gevolg is van overmacht.

14.2

Onder overmacht wordt verstaan iedere omstandigheid buiten de redelijke controle van REGRAIN die de uitvoering van de opdracht geheel of gedeeltelijk verhindert.

14.3

Onder overmacht kan onder andere worden verstaan:

• ziekte of uitval van essentieel personeel;

• natuurrampen;

• extreme weersomstandigheden;

• pandemieën;

• overheidsmaatregelen;

• stakingen;

• storingen in apparatuur of infrastructuur;

• storingen bij leveranciers;

• problemen met transport;

• onverwachte beperkingen op locaties;

• andere omstandigheden waarop REGRAIN redelijkerwijs geen invloed kan uitoefenen.

14.4

Bij overmacht heeft REGRAIN het recht de uitvoering van de opdracht op te schorten of, indien uitvoering redelijkerwijs niet meer mogelijk is, de overeenkomst geheel of gedeeltelijk te beëindigen.

14.5

Indien mogelijk zullen partijen in overleg een passende oplossing zoeken, waaronder het verplaatsen van de productie.

14.6

Reeds gemaakte en niet-annuleerbare kosten van derden blijven voor rekening van de klant, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

15. Bewaring van bestanden

15.1

REGRAIN streeft ernaar projectbestanden gedurende 12 maanden na definitieve oplevering te bewaren.

15.2

REGRAIN kan niet garanderen dat alle projectbestanden gedurende deze periode volledig beschikbaar blijven.

15.3

De klant is zelf verantwoordelijk voor het bewaren van de definitief geleverde bestanden.

15.4

Na afloop van de bewaartermijn heeft REGRAIN het recht projectbestanden, waaronder ruwe camerabeelden en projectbestanden, zonder verdere aankondiging te verwijderen.

15.5

Een verzoek tot langere bewaring of herstel van bestanden na de reguliere bewaartermijn kan, indien technisch mogelijk, tegen aanvullende kosten worden uitgevoerd.

16. Geheimhouding

16.1

Partijen verplichten zich tot geheimhouding van vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de samenwerking van elkaar ontvangen.

16.2

Informatie geldt niet als vertrouwelijk indien deze:

a. reeds openbaar was;
b. onafhankelijk van de samenwerking openbaar wordt;
c. rechtmatig van een derde is verkregen; of
d. op grond van een wettelijke verplichting moet worden verstrekt.

16.3

De geheimhoudingsverplichting blijft ook na beëindiging van de overeenkomst bestaan.

17. Privacy en gegevensbescherming

17.1

REGRAIN verwerkt persoonsgegevens overeenkomstig de toepasselijke privacywetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

17.2

Persoonsgegevens worden verwerkt voor zover noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst, communicatie, administratie en overige rechtmatige doeleinden.

17.3

Voor verdere informatie over de verwerking van persoonsgegevens wordt verwezen naar het privacy statement van REGRAIN.

18. Klachten

18.1

Eventuele klachten over de uitvoering of oplevering van een opdracht dienen zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen 14 dagen na ontdekking van het betreffende gebrek, schriftelijk bij REGRAIN te worden gemeld.

18.2

De klant dient REGRAIN een redelijke mogelijkheid te geven om een gegronde klacht of een aantoonbaar gebrek te herstellen.

18.3

Een klacht schort de betalingsverplichting van de klant niet op voor zover de klacht geen betrekking heeft op het betreffende factuurdeel.

19. Beëindiging van de overeenkomst

19.1

Indien de klant wezenlijk tekortschiet in de nakoming van de overeenkomst en, na schriftelijke ingebrekestelling, nalaat dit binnen een redelijke termijn te herstellen, heeft REGRAIN het recht de overeenkomst geheel of gedeeltelijk te beëindigen.

19.2

Bij beëindiging van de overeenkomst door toedoen van de klant blijven reeds verrichte werkzaamheden, gemaakte kosten en aangegane verplichtingen voor rekening van de klant.

19.3

Rechten die al vóór beëindiging zijn ontstaan, waaronder betalingsverplichtingen en intellectuele eigendomsrechten, blijven onverminderd van kracht.

20. Geschillen en toepasselijk recht

20.1

Op alle overeenkomsten tussen REGRAIN en de klant is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.

20.2

Partijen zullen zich inspannen om eventuele geschillen eerst in onderling overleg op te lossen.

20.3

Indien partijen niet tot een oplossing komen, wordt het geschil voorgelegd aan de bevoegde rechter overeenkomstig de wettelijke regels inzake relatieve bevoegdheid.

21. Slotbepalingen

21.1

Indien één of meerdere bepalingen van deze algemene voorwaarden nietig of vernietigbaar blijken, blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht.

21.2

Partijen zullen in dat geval in overleg treden om de betreffende bepaling te vervangen door een rechtsgeldige bepaling die zoveel mogelijk aansluit bij de oorspronkelijke bedoeling.

21.3

Op reeds gesloten overeenkomsten blijven de algemene voorwaarden van toepassing die golden op het moment waarop de overeenkomst tot stand kwam.

21.4

REGRAIN kan deze algemene voorwaarden wijzigen. Een gewijzigde versie geldt uitsluitend voor nieuwe overeenkomsten, tenzij partijen schriftelijk anders overeenkomen.

REGRAIN Creative Video Agency
Aquamarijn 5
5629 HC Eindhoven
KvK: 98635344
E-mail: thijs@regrain.nl